Los ladrones del tiempo

Últimamente se habla mucho de la conciliación entre vida laboral y vida familiar o personal: jornada de 35 horas semanales, permisos por maternidad y lactancia, las reducciones de jornada, la excedencia parental... Todos estos logros sociales que nos ofrece papá Estado están muy bien, sin embargo nosotros en nuestro día a a día también podemos aplicarnos el cuento, sólo hace falta un poco de planificación y meter en chirona a esos ladrones del tiempo de los que nos habló Michael Ende en su libro Momo (traducción directa del aleman: Momo, o la extraña historia de los ladrones de tiempo y la niña que devolvió el tiempo robado a la gente, estos alemanes con una palabra lo dicen todo...).


A continuación la ronda de identificación de ladrones del tiempo:

• Reuniones sin hora de finalización o lo que es peor, reuniones que nunca comienzan a la hora y que no sabes cuándo acabarán. Creo que no hace falta dar más detalles ya que todos las hemos sufrido:
  
• desconocemos los temas a tratar
• dependiendo del nivel de cansancio se terminan dispersando en "otros temas importantes" o en "Gran Hermano y cotilleos de empresa"
• tenemos la extraña impresión de que quedan asuntos sin concretar y tareas sin definir
• aparecen problemas que no existían
  
• ...

• Reuniones informales o de pasillo: Como las anteriores pero a traición.

• ¿Tienes un minuto? normalmente a este tipo de ladrones los ves venir sin embargo, tienen la extraña habilidad de conseguir ese minuto para minarte la paciencia y poder robarte la cartera; siempre terminas haciéndoles un favor para quitártelos de encima.

• Teléfono: se trata de uno de las canales de interrupción más usados debido a su rapidez y facilidad de uso. Con el avance de la tecnología el ladrón se nos ha metido en casa haciendo que estamos disponibles las 24 horas del día. Nos roba no sólo tiempo de trabajo si no también nuestro tiempo personal. ¿Quién no ha recibido llamadas del tipo? "oye, ¿no tendrás a mano el informe que me enviaste? ¿es que no lo encuentro...? ah... no... espera que lo tengo aquí... nada, nada, ... déjalo..." y todo esto sin que tu interlocutor te deje abrir la boca... Normalmente este tipo de llamadas suelen provenir de personas impulsivas, un poco desorganizadas y que además de gestionar mal su tiempo gestionan mal el de los demás llegando a creer que tiene menos valor que el suyo, este tipo de personas se suelen llamar JEFES.
  

El tiempo que perdemos con estas interrupciones no se limita al perdido en la interrupción, si no que hay que sumar el de pérdida de concentración: según algunos estudios el tiempo medio necesario para recuperar la concentración y alcanzar el pleno rendimiento es de unos 15 minutos; esto significa que los entornos en los que se producen más de 10 interrupciones diarias es difícil desarrollar tareas de alta concentración y rendimiento.

No he incluido al correo electrónico en la lista de sospechosos. Es una opinión personal, pero a pesar de su mala fama los correos no hay que atenderlos de manera inmediata y se pueden clasificar y acomodar fácilmente a tu planificación diaria (algún día hablaremos de este fenómeno...).

Una vez identificados los ladrones es hora de poner las medidas de seguridad necesarias para evitar el robo. Se trata simplemente de utilizar el sentido común:

• Planificación de tareas si no tienes muy claro las tareas que tienes que realizar a lo largo del día es muy fácil que te entretengas en mil cosas y que no sepas distinguir lo urgente de lo accesorio, en esos casos es muy fácil terminar el día con la sensación de no haber hecho nada, y dar urgencia a las peticiones de los que más gritan. Algunos consejos de sentido común:
  


• Saber lo que tienes que hacer. Primera regla y fundamental. Si no lo sabes pregúntale al jefe que seguro que tiene algo para tí.
  
• Es importante planificar nuestro tiempo al menos diariamente, aunque no menos importante es disponer de una planificación a más largo plazo, semanal, mensual, por proyecto...
• Planificar lo que depende de los demás primero. Muchas veces el que podamos llevar a cabo una tarea tiene una dependencia con otra persona o equipo. En esos casos, cuanto antes notifiquemos, recordemos o planifiquemos nuestras necesidades a esa otra parte antes nos podrá atender. Esto requiere un poco de anticipación para no convertirnos nosotros mismos en ladrones de tiempo de los demás... cree el ladrón que todos son de su condición
  
• Atender a las tareas que nos solicitan los demás. A pesar de que estamos hablando de ladrones de tiempo no se trata de dejar de atender a las necesidades de los demás, si no de planificarlas. Somos seres sociales y como tales dependemos de los que nos rodean, además somos conscientes de que el trabajo en equipo es necesario para conseguir grandes metas. Es muy importante atender correctamente a esas peticiones y darles una fecha de finalización, si lo conseguimos evitaremos muchas interrupciones y conseguiremos el efecto recíproco.
  
• Evitar la multi-tarea ya que puede generar frustación, además de improductividad. Es preferible y más gratificante ir cerrando tareas una a una.
• No pasarse el día planificando, hay que pasar a la acción.

• Control del tiempo una vez que pasemos a la acción es necesario controlar el tiempo dedicado a cada tarea, a cada tarea hay que dedicarle el tiempo necesario, ni más ni menos, muchas veces nos atascamos con alguna, en esos casos es mejor dejarla reposar, solicitar ayuda y ponerse con otra cosa.
  
• Comunicación de la disponibilidad educa a la gente que trabaja contigo a que utilicen el canal de comunicación que menos te perturbe: correo, reuniones planificadas, etc... y responde siempre cuándo podrás atenderles. Hazles ver que la mejor manera de atender a sus necesidades es esa y no el ¿tienes un minuto?
• Hacer que las reuniones sean eficientes, centrando la reunión en los temas a tratar y finalizando con un resumen y un listado de acciones y responsables. Si aún así la reunión se pervierte siempre nos quedará el truco de fingir una llamada a nuestro móvil que por supuesto estará en modo silencio.